Comment s’organiser lorsque l’on travaille à la maison ?

Le travail à domicile, qu’il s’agisse de télétravail de temps en temps ou à temps plein, n’est pas inné. Vous vous êtes peut-être rendu compte que le travail n’est pas si facile à la maison, que vous avez de la difficulté à vous organiser ou que vous vous sentez moins efficace. Vous êtes loin d’être seul dans ce cas.

Alors, comment vous organisez-vous pour travailler à domicile ? Je ne pense pas qu’il y ait une seule recette. Cependant, lorsque nous examinons les témoignages de télétravailleurs, d’entrepreneurs et d’études commerciales, des points communs se dégagent.

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Voici donc une sélection de 28 bonnes pratiques et conseils pour mettre en place une organisation efficace, à partir de différents retours, y compris ma propre expérience après avoir testé un certain nombre.

Préparez le terrain et le cadre

Travailler à la maison sans les bons outils ni cadre de travail peut se transformer en maux de tête et perdre beaucoup de temps. En définissant le cadre pour vous et vos interlocuteurs dès le départ, vous pouvez prendre un bon départ.

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Voici 5 conseils pour préparer le terrain.

1. Créez un espace agréable

S’il y a un point qui revient très souvent, c’est bien l’espace de travail. Et pourtant la question se divise : un bureau « carré » ou un espace personnalisé. Pour ma part, je pense que l’essentiel est de définir un espace dans lequel on se sent bien pour travailler. Voici donc quelques conseils dans ce sens :

• Choisissez un endroit qui vous convient, en tenant compte : de la ventilation, de la lumière naturelle,du bruit ambiant.
• Personnalisez votre espace de travail pour qu’il soit plus fonctionnel (ex : prises électriques, bloc-notes, stylos…) et surtout agréable (ex : plante, tasse à café préférée…)
• Réglez votre écran au niveau des yeux pour éviter les douleurs au cou et au dos (conseil : utilisez un amplificateur informatique, y compris un ordinateur portable).

2. Vérifiez votre équipement

Une fois l’espace de travail défini, vous devez toujours disposer du bon équipement avec cette liste « anti-oubli » :

• Un ordinateur qui ne rame pas et ses accessoires (casque/casque…).
• Une bonne connexion wifi (pensez à la fibre ou à un répéteur wifi si ce n’est pas le cas).
• Stockage en ligne sécurisé si votre ordinateur venait à mourir.
• Accès aux documents partagés (intranet, serveur…).
• Tous les logiciels indispensables à votre travail.
• Des outils collaboratifs (ex : Slack, Asana…) et des outils vidéo (ex : équipes, skype, zoom…) prêts à être utilisés.
• Boîtes aux lettres professionnelles et personnelles séparées.

3. Définissez vos heures de travail.

La définition d’un environnement de travail implique également de fixer des limites entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle en termes d’horaires :

• Une journée de travail définie avec une heure de début et de fin fixe.
• Et pour ceux qui travaillent à temps plein à domicile, un horaire comprenant : des jours de congé pro et des blocs de temps personnels chaque jour.

5. Clarifiez le mode de fonctionnement avec vos interlocuteurs professionnels

Pour que le travail à domicile se déroule le mieux possible, prenez le temps de vous arranger avec vos interlocuteurs, en précisant :

• Les modalités des « points de synchronisation » (fréquence, format)
• Le mode de communication privilégié (fréquence, outils, utilisations).
• Les attentes en termes de signalant les moments d’accessibilité de chacun (par exemple, le jour, l’heure).

6. Fixez des règles à la maison

Comme vous l’avez fait pour les pros, n’oubliez pas de préciser également comment cela fonctionne sur le plan personnel — important pour la paix au foyer 😉 :

• Partagez votre emploi du temps et vos contraintes (ex : réunion importante à cette heure tous les jeudis, sport tous les mardis soirs).
• Suivez des instructions claires pour limiter les interruptions (par exemple « porte fermée = aucune perturbation »)
• Indiquez quand vous êtes disponible pour discuter de sujets personnels (p. ex. déjeuner, soirée, pause de 16 h).

Structurez vos journées de travail à domicile

Une fois le cadre établi, l’une des clés pour être efficace lorsque vous travaillez à domicile est de structurer vos journées avec :

• blocs de temps professionnels et personnels
• des routines du matin et du soir pour créer des sas entre votre travail et votre vie privée.

Voici un exemple d’organisation d’une journée type, rassemblant différentes bonnes pratiques.

Le matin

1. S’habiller pour éviter une totale insouciance, ne serait-ce que pour échanger son pyjama contre un jogging, attention quand même à la visioconférence;)

2. Faites votre routine du matin avant de commencer à travailler :

• Ce sont des activités qui créent un sas entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
• Par exemple : boire un café dans un endroit calme, lire un livre, faire du sport…

3. Définissez vos 3 priorités pour la journée en fonction de vos objectifs de la semaine (ou relisez-les si vous l’avez fait la veille au soir).

4. Consultez le programme de la journée.

• Scannez votre agenda et vos rendez-vous,
• Bloquez les pauses et les blocs de temps pro si vous ne l’avez pas déjà fait (y compris le déjeuner)
• Relisez votre liste de choses à faire.

Dans la journée

1.Faites des pauses :

• utile : faites une tâche personnelle qui vous prend moins de 10 minutes.
• réseaux sociaux : remplacez la conversation sur la machine à café par un message sur WhatsApp.
• actif, par exemple en se promenant.

2. Prenez une vraie pause déjeuner :

• Un vrai repas
• Et pourquoi ne pas en profiter pour faire une activité de détente ou de loisirs.

3. Restez en contact pour ne pas vous isoler et rationaliser votre travail :

• Communiquez par e-mail, SMS, Whatsapp, téléphone ou même par vidéo.

Le soir

1. Terminez votre journée à l’heure limite définie à l’avance :

• Relevez vos réussites pour la journée.
• Faites votre liste de choses à faire pour le lendemain.

2. Rangez votre matériel :

• Éteignez votre ordinateur.
• Stockez vos fichiers ou blocs-notes professionnels loin de votre champ de vision.

3. Déconnectez-vous complètement pour la soirée

• En particulier : quittez les e-mails professionnels !

Prendre de bonnes habitudes

Une fois que vous avez jeté les bases et commencé à structurer vos journées, il reste à développer de bonnes habitudes pour limiter les risques associés au travail à domicile et dynamiser votre organisation. Voici une petite sélection.

Pour rester concentré et efficace

1. En évitant multitâche : une chose à la fois.
2. Ajustez vos sujets personnels pendant vos pauses.
3. Désactivez les notifications (fenêtres contextuelles, sons, réseaux sociaux, e-mails personnels).
4. Évaluez régulièrement vos sources de distraction et de perte de temps.

Pour prendre soin de votre corps

1.Déplacez-vous régulièrement, par exemple :

• changer de position,
• marchez au téléphone,
• aérez-vous,
• Faites une petite balade.

2. Buvez de l’eau pour éviter de grignoter, et si vous ne pouvez pas résister, prévoyez des collations légères.

3. Surveillez votre position de travail (ex : dos droit, tête haute vers l’écran, jambes détendues)

4. Planifiez au moins une activité physique pendant la semaine (par exemple, cours de sport, marche…).

Pour maintenir une vie sociale et de bonnes relations

1. Exprimez-vous clairement afin d’éviter les malentendus :

• Un appel téléphonique peut être une bonne idée de temps à autre pour clarifier certains points et aller droit au but.
• Dans vos e-mails, évitez les boucles d’e-mails et précisez vos attentes vis-à-vis du ou des destinataires, en incluant des informations utiles.

2. Dites des choses

• avec vos proches et vos collègues,
• si quelque chose vous dérange ou si vous avez une contrainte,
• de préférence tout de suite et calmement.

3. Communiquez régulièrement

• Ici, il ne s’agit pas de communiquer pour montrer que vous êtes productif ou pour contrôler le travail des autres,
• Mais il est bon de garder la connexion et éviter l’isolement.

4. Pour les managers, il est d’autant plus important de maintenir des liens de confiance avec leurs équipes, via :

• Points de synchronisation régulière,
• Un partage clair des attentes et du mode de fonctionnement (voir point #5)
• Un contrôle des objectifs plutôt que le contrôle des micro-tâches en mode « adaptation ».

Le travail à distance peut générer des difficultés au moment où les employés et les responsables démarrent. Mais rien d’insurmontable en y prêtant attention et avec quelques ajustements.

A vous de décider

Et voilà la sélection de conseils pour mieux vous organiser et être plus efficace lorsque vous travaillez à domicile.

Personnellement, certaines habitudes sont plus faciles que d’autres à appliquer en permanence, notamment en évitant de grignoter et de ne pas regarder les notifications;). Mais le fait d’avoir déjà mis en œuvre un certain nombre de ces actions m’a permis de faire en sorte que mon organisation soit maison plus efficace, et surtout plus fluide et agréable au quotidien.